À propos de la dématérialisation des documents

Les supports papier se font de plus en plus rares en entreprise. Leur classement constitue une tâche chronophage. C’est pourquoi la numérisation a révolutionné cette méthode presque « ancestrale ». Ce nouveau système est devenu une tendance ces dernières années. Il est actuellement au cœur de la transformation digitale des sociétés. Autrefois réservé aux grandes boîtes, il s’applique désormais dans de nombreuses compagnies.

 

En quoi consiste la dématérialisation des documents ?

 

La dématérialisation de documents consiste avant tout à remplacer des supports d’informations matériels par des fichiers numériques. Ce processus peut être suivi de reconnaissance de dossiers et de caractères. On peut, par exemple, numériser notamment des factures ou des bulletins de paie. Cette technique peut prendre plusieurs formes, à savoir la dématérialisation native et la dématérialisation à posteriori. La première méthode consiste à créer les fichiers directement sur des supports numériques. À noter que les documents créés à partir de ce procédé doivent avoir un certificat de scellement. Ce document va permettre de prouver leur conformité.

En ce qui concerne la seconde méthode, elle englobe tous les fichiers entrants au format papier. Le remplacement de ce dernier doit passer par plusieurs étapes, à commencer par la numérisation. Cela consiste à scanner le document original afin d’obtenir sa version digitalisée. L’archivage constitue l’étape suivante, car il est utile de stocker le document. Concrètement, cela permet de définir le support, les moyens de sauvegarde, les droits d’accès, etc. Ensuite, on procédera au versionnage. Ce procédé permet de gérer les différentes versions d’un même document. Enfin, on terminera avec la certification qui va garantir que le document est copié numériquement. Vu la complexité du process, il est recommandé de solliciter une entreprise gestion documentaire.

 

Quels sont les avantages de ce type de système innovant pour les entreprises ?

 

En dématérialisant ses documents, une entreprise va avant tout réduire les coûts liés à l’usage du papier. Il suffit de disposer d’un large espace de stockage et d’une connexion réseau. Ce processus est également intéressant dans la mesure où il permet de faciliter et de sécuriser les échanges. Désormais, plus besoin de faire des photocopies si plusieurs personnes souhaitent avoir accès aux documents en même temps. On peut facilement traiter ces dossiers grâce à l’informatique. Ce qui va de ce fait permettre une indexation plus exhaustive qu’une indexation manuelle des documents en format papier. Un support papier peut d’ailleurs être perdu ou détruit dans le temps.

La version numérique, elle, est pratiquement gratuite et instantanée. Les utilisateurs peuvent ainsi trouver une sauvegarde des fichiers à plusieurs endroits et sous plusieurs supports. En clair, ce système est moins onéreux et plus pratique afin de garantir la protection des documents numériques. Il permet d’ailleurs d’optimiser le temps de travail. Les sociétés n’auront plus besoin d’aménager des mètres carrés dédiés au stockage des dossiers. Ces milliers de pages de factures, d’opérations comptables ou encore de contrats seront désormais stockés sur une clé USB ou un disque dur. On retrouvera rapidement ces documents. Ce qui va améliorer la productivité.

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