Les bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation des documents RH

La dématérialisation des documents ressources humaines est une option tout à fait envisageable dans toute société. Cette solution comporte d’ailleurs de nombreux avantages, notamment pour une entreprise de grande taille. Bien entendu, le choix du prestataire n’est pas anodin. Il faut qu’il soit à la fois fiable et efficace. Voici les bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation des documents RH.

Pour sécuriser les documents RH

Il est obligatoire de conserver les différents documents RH d’une entreprise pendant au moins 5 ans. Il s’agit plus précisément des contrats de travail, des bulletins de paie, des dossiers d’accident du travail et de la gestion des congés. En ce qui concerne le registre unique du personnel, il doit être conservé durant 5 ans au minimum à compter de la date à laquelle l’employé concerné a quitté la société. Afin de garantir plus de sécurité pour les documents RH, il est préférable d’opter pour la dematérialisation. Ainsi, ils ne risquent pas d’être abîmés par l’usure du temps. Une fois dématérialisés, les documents peuvent être conservés aussi longtemps que possible.

Il est important de respecter les durées légales de conservation des documents RH afin d’éviter les problèmes juridiques. Raison pour laquelle il vaut mieux se tourner vers la dématérialisation. Il s’agit en effet de la meilleure solution pour renforcer la sécurité des documents RH d’une entreprise. Il suffit de visiter un site web proposant des services de dématérialisation sur-mesure pour découvrir les avantages qu’elle offre. Il ne faut pas oublier de vérifier le niveau de sécurité du Data Room du prestataire convoité avant toute prise de décision. La sécurité par mot de passe éphémère et/ou variable est l’un des atouts de la dématérialisation. Les données personnelles de l’entité seront ainsi conservées de façon sécurisée.

Réduire les coûts de traitement des documents RH de l’entreprise

Afin de faciliter et de sécuriser la conservation des documents RH, il est envisageable d’opter pour la dématérialisation. Il s’agit d’une solution innovante et flexible permettant de réduire les coûts et délais de traitement des archives. Inutile de rappeler que le papier est indispensable pour imprimer des factures et des bulletins de paie. Et pourtant, l’utilisation abusive de cette matière est dangereuse pour l’environnement. Heureusement que la dématérialisation des documents RH a permis de redresser la situation. Grâce à cette solution, il est possible de limiter la consommation de papier. De plus, les prestataires proposant ce type de service présentent des tarifs très alléchants.

Pour rappel, la dématérialisation consiste à transformer des supports matériels en des fichiers électroniques. Elle permet d’effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations de manière efficace et rapide. Elle permet également au personnel de toute entreprise de disposer d’une plus grande flexibilité au travail. De plus, les documents électroniques sont plus faciles à manipuler. En effet, plus besoin d’avoir une pile de papiers sans fin sur le bureau. La traçabilité des archives numériques est aussi l’un des avantages de la dématérialisation. Cela facilite grandement le quotidien des personnes travaillant à distance. Bien évidemment, les meilleurs prestataires sont à privilégier.

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