Il y a de cela plusieurs années, l’informatique est devenu un outil incontournable pour les entreprises. Il a rendu facile la gestion des données de chaque société. Qu’il s’agisse de documents financiers, administratifs, juridiques ou commerciaux, ils doivent être saisis pour qu’ils puissent être stockés dans une machine. Voilà pourquoi la saisie de données est devenue une fonction à part entière au sein d’une entreprise. Dans ce billet, découvrez ce qu’est cette tâche et les avantages de la confier à un professionnel.

En quoi consiste la saisie de données ?

Appelée aussi saisie informatique, la saisie de données est une tâche qui vise à intégrer toutes les informations dans un appareil électronique comme l’ordinateur. Les données sont enregistrées dans la mémoire de la machine. C’est ce qu’on appelle base de données. La saisie informatique peut se faire manuellement ou bien avec des logiciels spécifiques. Dans tous les cas, le traitement peut prendre du temps, surtout dans le cas des données à automatiser telles que les enquêtes et les formulaires.

Il existe plusieurs types de données :

  • Les formules qui combinent des données alphabétiques et numériques.
  • Les données numériques sont composées uniquement de chiffres.
  • Les données monétaires consistent à saisir des informations sur les montants en devise.
  • Les données de date et heure sont saisies selon un format prédéfini.
  • Les données type texte ou caractère consistent à saisir uniquement des caractères alphabétiques. Il s’agit des données les plus courantes dans presque tous les domaines.

Opérateur de saisie, le spécialiste en saisie de données

La saisie de données requiert beaucoup de rigueur, de concentration, de précision et d’attention pour éviter toute erreur. C’est l’une des raisons qui amènent bon nombre de sociétés à confier la mission à un prestataire afin de garantir un travail soigné et une prestation de qualité.Sa mission est d’alimenter les bases de données de la société qui l’engage.

Selon les besoins de la société, son travail consiste à saisir des documents sur un ordinateur ou tout simplement à intégrer les données. En plus de la saisie, il peut être tenu de classer les documents, d’enregistrer systématiquement les données numériques, de vérifier les contenus des documents mais aussi d’assurer leur mise à jour. Il peut aussi être chargé d’assurer certaines tâches administratives telles que la prise de note et la transcription d’une réunion.Pour pouvoir exercer ce métier, il faut donc maîtriser les outils informatiques, les techniques d’archivage et de classement, mais aussi savoir utiliser certains logiciels comme les logiciels de transcription.

Les avantages d’externaliser la saisie de données

Pour pouvoir se concentrer davantage sur leur cœur de métier, beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser la saisie de leurs données. Maintenant que la concurrence est rude, choisir de confier certaines tâches  à des prestataires permet de gagner du temps et de profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles.

Utilisant des équipements à la pointe de la technologie, les prestataires extérieurs garantissent rapidité et efficacité. Ils peuvent assurer le traitement de tous types de documents, même les plus complexes. Outre le gain de temps et l’efficacité, le recours à un opérateur de saisie permet aussi aux entreprises de disposer d’une base de données fiable, clair et accessible à tout moment.