Gros plan sur la machine à affranchir
Bien que le mail ait apporté une évolution importante sur les habitudes épistolaires des entreprises, le courrier demeure un élément clé de leur communication. Toutefois, l’affranchissement demande énormément de temps, de l’organisation et aussi des ressources humaines. D’où l’intérêt d’adopter la machine à affranchir.
Machine à affranchir : comment ça marche ?
La machine à affranchir est un matériel de bureau permettant de timbrer tous les envois en un rien de temps, comme son nom l’indique. Les entreprises n’ont plus besoin de se rendre à la poste ni de coller les timbres sur les enveloppes. Cet appareil se charge de tout à leur place. Il se destine notamment à tous les établissements qui nécessitent d’affranchir plus d’une dizaine de courriers par jour. Ce dispositif fonctionne soit par pesée, soit par programmation selon le modèle.
Les machines à affranchir sont automatisées. Depuis leur apparition, elles ont gagné en ergonomie, en rapidité et en précision. La majorité d’entre elles s’équipent d’un écran tactile rendant leur utilisation aisée. Cela facilite également la récolte d’informations entre autres, les tarifs et les consommations. Par ailleurs, pour se conformer aux exigences de la poste, ces dispositifs sont désormais connectés. Autrement dit, ils sont reliés au système de gestion informatique proposé par la poste via un branchement au réseau téléphonique. De la sorte, cette dernière peut effectuer un relevé mensuel des affranchissements et dépenses faits par l’équipement. Cette fonctionnalité lui permet également de mettre à jour de manière automatique les nouveaux tarifs. Par la même occasion, elle pourra fournir à la clientèle une facture bien détaillée de la consommation.
Pourquoi adopter ce dispositif ?
Pour l’entreprise, adopter la machine à affranchir est un réel avantage pour mieux gérer son courrier. De prime abord, grâce à un affranchissement sur place, les responsables ne sont pas obligés d’aller au guichet postal. Ce qui permet de gagner du temps au quotidien. De même, avec cet appareil, la société n’a plus à gérer les flux des dépenses et la caisse. En effet, la facture avec les indications des tarifs et des contenances parvient directement au responsable une fois par mois. De plus, l’équipement est doté de tous les paramètres permettant de traiter tous les courriers ordinaires. Bien sûr, pour profiter de tous ces avantages, il est primordial d’exiger une encre originale comme la cartouche neopost lors du choix de la machine.
En plus de garantir une meilleure distribution du courrier, la machine à affranchir permet aussi d’économiser de l’argent. En effet, grâce à la balance, chaque utilisateur pourra retrouver le tarif adapté pour l’enveloppe. En sélectionnant la meilleure tarification, il est possible de réaliser une économie de plus de 10% des coûts d’affranchissement annuel. D’ailleurs, le poste propose généralement des conditions avantageuses, notamment une remise dès lors que la consommation mensuelle excède une certaine somme. En outre, le recours à une machine à affranchir assure la valorisation de l’image de la société. Pour cause, la qualité de l’impression est vraiment professionnelle. De même, il est tout à fait possible d’enregistrer des visuels et des données comme l’adresse de l’expéditeur ou le logo dans l’appareil.
