Parmi les principaux enjeux des organisations durant l’année 2021, l’accès et le partage des informations et des connaissances arrivent à la première position. Cela dit, le plus gros des problématiques reste l’augmentation disproportionnée de la production d’information qui est devenue encore plus facile grâce aux différents outils de partage. L’externalisation des serveurs de l’entreprise et le turnover des salariés y sont également pour beaucoup. Tout cela réunis a fait que l’exploitation des informations est devenue trop complexe, tout comme leurs gestions et leurs conservations. Justement, en vous aidant de cet article, vous connaîtrez les meilleures manières d’éviter un vrac numérique.

Comment se forme un vrac numérique ?

En règle générale, un vrac numérique se forme de plusieurs manières. Il peut par exemple commencer par la création ou la sauvegarde d’un document. En fait, tout le monde n’a pas forcément le temps de préserver la confidentialité des informations contenues dans les documents qu’il manipule. Il se peut aussi qu’il n’ait pas les connaissances nécessaires pour le faire. Du coup, chaque salarié engendre un nombre de fichiers et d’erreurs non-négligeables telles qu’un mauvais nommage, classification, des problèmes de codage, duplication, etc. La plupart du temps, ces gestes ne correspondent pas à la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise et c’est cela qui forme les déluges informationnels. Par ailleurs, cela représente un important risque financier et juridique au cas où des documents sensibles seraient perdus ou supprimés par erreur. En outre, l’organisation peut être confrontée à quelques pertes financières puisque l’analyse de vrac numérique a un coût informatique assez conséquent.

Quelles approches utilisées pour éviter un vrac numérique ?

Actuellement, il existe deux approches permettant de lutter efficacement contre un vrac numérique dont :

L’utilisation d’un logiciel intégré basé sur l’intelligence artificielle

Pour que cette méthode fonctionne, plusieurs départements doivent être immobilisés en même temps. D’abord, le département record management récolte et centralise les fichiers. Ensuite, ces derniers sont traités par une vrac factory. Après, un autre département doit les valider avant de les réintroduire dans la chaîne documentaire. Cela permet de vérifier les contenus dupliqués et l’indexation des fichiers. Par ailleurs, le but est d’analyser en profondeur le contenu sémantique, la structure de l’organisation ainsi que le contenu métier des documents. C’est très pratique puisque cette analyse permet de séparer les documents les plus utiles pour l’activité de l’entreprise tout en valorisant son patrimoine documentaire. Une fois les analyses terminées, les documents sont automatiquement triés selon des réglementations prédéfinies par l’entreprise. Avant d’être classés et synchronisés, les fichiers doivent encore être soumis aux règles de confidentialité et de protection des données. Jusqu’à ce jour, il n’existe encore que quelques logiciels capables de traiter de manière autonome un vrac numérique.

L’utilisation d’un logiciel open source

Le plus souvent, l’utilisation d’un logiciel open source s’accompagne toujours de l’expertise d’un spécialiste. Cette approche repose sur 4 étapes bien précises. L’analyse, le cadrage des opérations, le traitement et la réintroduction des fichiers après quelques ajustements. Cependant, cette démarche n’est efficace que si le volume des documents à traiter n’est pas trop important. D’ailleurs, elle n’est pas non plus appropriée à un nombre de typologies documentaires relativement élevé. Cela dit, elle peut être un excellent moyen de stopper un éventuel risque de vrac numérique.